不知道你有没有过这样的体验——每天上班都有做不完的事情,忙于处理各种突发情况,觉得自己很忙,但是事后又发现自己的工作却没有什么进展。
所以得请你回想一下,你是否有过类似这样的经历?一边处理着重要文档,同时又回微信或者电子邮件,一边做着PPT,又一边回复同事的问题?现在你明白导致你的工作效率变低的重要原因了吗?是的,多工很可能是你工作效率低下的重要原因之一!
虽然很多人都知道多工会降低工作效率,但是具体影响有多大,大部分人并不清楚。
美国联邦航空局的加西亚·鲁宾斯坦博士在一篇研究论文中指出,当一个人在工作中正在操作文书处理软件,如果同时有接电话或者回答同事老板的提问就要不断地转换他的注意力而无法专注在一件事情上面,就会造成效率的大量损失。一旦进行的工作被打断之后,依据你原本专注的程度,平均需要花掉五到十五分钟的时间才能够再接上原先的工作内容。而且所做事情的难度越高,对效率的损失就越大,因为注意力的转换耗时会更长。这种同时在几件事之间来回转换注意力造成的时间成本,大约是一个人20%到40%的生产力。
如果你想要把因为多工被打断或是分心而浪费掉的工时给抢回来,让你工作的时候大脑的效率最高,那请记下以下三个原则:
让工作最高效的第一个大原则:越是重要越是复杂的事越是不可以多工,而是要在执行的时间段把自己尽量封闭起来做到专注。
第二个大原则:对于一般性的工作任务,你还是要避免多工,但是要把每一件要去执行的时间还有沟通时间都尽量的缩短而且加快,最好还是一次一件,快速而接连的专注去完成一件件的事。
第三个大原则是对于那些比较小的琐事,建议在碎片时间段,短平快地去快速的处理掉,不太需要考虑是不是多工,因为影响不太大。
每种大原则,我都用实际的情况来示范,带着你看看怎么样去应用这些大原则。
第一种情况是,你每天在处理最重要的几件事的时间段。用自己每天精力状态最好的时间段,去做最重要的几件事。每个人精力状态最好的时间段都不太一样,比如你的是上午的九点半到十一点,下午的两点半到四点钟的经历状态最好,所以你把当天最重要的几件事就安排在这两个时间段来做,我们要把一天当中精力状态最好的这两个时间段尽量封闭起来,非常专注的去做你最重要的事。
如果你在电脑上准备重要的工作报告文档,可不可以同时在电脑上不断的去察看跳出来的微信QQ或是工作群的新消息或是新邮件?你说这种情况多不多?很普遍是不是?在你听懂了这个不要多工的道理之前,你以前可能会想,这有什么不对?现在你应该明白,这样你每次去处理一下跳出来的新消息就会对你正在进行的重要事项产生很大的干扰,每一次你的分神都会让你大脑处理重要事情的能力变得迟钝,如果这件你重要的事是需要你去思考,需要创意的,或者比较复杂困难的,每一次的干扰对你效率的影响就更大了。你的创意或是解决问题的能力就会明显下降,而让你做不出好的结果来。这就像是一位雕刻大师,如果在做一个重要创作的时候还不断地去看跳出来的微信新消息,是肯定做不出感动人心的旷世杰作的,这是同样一个道理。所以你说,在这个重要的时间段能被干扰吗?能多工吗?
那该怎么办呢?
教你几个非常重要的做法。第一个做法,你可以把工作电脑上面的电脑版QQ、微信、叮叮或是其他的工作群,还有你的电邮所有会跳出来的新消息以及新邮件的通知,这些通知的功能全部都关掉,尤其是声音的提醒,一定要关掉。国外有个统计,发现哪怕是一个新消息的声音的提醒,都会影响你大脑的工作效率多达61秒!除非你的工作就是用QQ在做客服,那另当别论。
有人可能会问,在工作中要是老板,客户找我找不到,那怎么办?建议你每次在即将开始你的高效时间段之前预先沟通,你可以在十五分钟到半个小时之前在你们的工作群里面发出一个通知,同时在通讯软件的个人签名中说明某个时间段不便被打扰,有事情请留言,之后你会再回复,如果真有急事,就直接来找你。
如果你预先沟通了,就不容易产生误会,多做几次,来自同事或者客户的意外打断情况就会越来越少,重要工作的效率就越来越高。久而久之他们很可能还会觉得你这个方法不错,也学你这么做了。
第二个做法是,为了避免你手机的新消息提醒,在高效时间段来干扰你,你可以做两个步骤,首先把手机上不必要的提醒的功能尽最大可能地关闭掉,特别强调的是,新消息的声音提醒全部关掉,第二个步骤,为了避免在高效时间段手痒,不知不觉的去拿手机来看一看,你每次在高效时间段之前,该交代该沟通的预先做好,一旦开始专心做事了就把手机面朝下,收到桌子抽屉里面,而且是最远的那个抽屉。为什么是最远的那个抽屉呢?放远一点,其实也就是给自己增加些拿手机的难度。
第三个做法也是同样的道理,你一旦要开始重要工作了,如果是用电脑在工作,就把电脑上这件工作直接关联的软件和文档之外的全部都关掉。还有另外一种常见的情况就是你在用电脑工作的时候需要上网去找个资料,发现了一些吸引你眼球的图片或者话题,不知不觉的就点开来看看,看了一会儿就又看到其他吸引你的东西,又点下去看一会儿之后你都不记得一开始要去搜索什么了。别小看这种情况,这也是现代人工作效率的一大杀手,不去想办法避免的话,每一次都会浪费掉你不少的时间。这需要你第一时间关闭与目前工作无关的网页。
如果你是在执行一般的工作任务,你还是要避免多工而是要一次一件,快速而接连地专注去完成,再去做下一件,而每一件一般性的任务最好处理的时间都不要太长,一般来说从五分钟到十五分钟之间是比较恰当的,超过十五分钟的就把它在拆分成两三个步骤再去做。
而第三种情况是碎片时间段,这包括你在等车,等电梯以及任何一种没有办法进行一件完整任务的小碎片时间段。我建议你平时就把一些能在碎片时间做的事放在一个搜集区,叫做碎片区。可以用你的记事本的一两页保留下来,或是手机上便签备忘录开一页碎片区,就是拿来收集你平时想到可以在碎片时间做的事,把它给记上去。比如说看一篇有意思的短文,回复一个电话,去听一小段音频等等。
这种高效的工作节奏,是一种做起来一开始有些小复杂但是会让你越来越高效,而且工作越来越单纯的好方法,需要你反复吸收,尝试几遍。
如果你觉得有收获的话可以在下面留个评论和我分享你的进展。现在我要请你阅读完这篇文章后立刻用几分钟的时间去写下明天的工作内容,区分好工作的重要性和紧急性后排序,优先处理重要又紧急的工作,然后留出固定时间处理重要但不紧急的工作,最后处理一般性工作,重要事情做好预先提醒来减少打断,用这种方法来规划一下,让你明天一整天的工作高效起来。
最后再提醒一下你,一开始这么做不见会马上会见效,因为你还不太熟练这种分区块又要拒绝多工的工作节奏。所以,请你给自己一点耐心,你会看到自己一步步提升起来的,加油!
关注微信公众号,领取更多干货